Voorwaarden

Algemene voorwaarden

Dit zijn de afspraken tussen u en DataVault365 bij het gebruik van onze back-updienst voor Microsoft 365. Wij houden ze bewust compact en leesbaar. Deze voorwaarden gelden voor alle abonnementen, offertes en diensten van DataVault365, tenzij in een ondertekende overeenkomst uitdrukkelijk iets anders is afgesproken.

Laatst bijgewerkt: 5 september 2026

1. Definities

Wat bedoelen wij met de gebruikte begrippen?

DataVault365: de back-updienst van Altena Software Development & IT Management, handelend onder de naam Altena Digital, KvK 98829106. Hierna: “wij”.
Klant: de organisatie die een abonnement op DataVault365 afsluit. Onze dienst is bedoeld voor zakelijk gebruik.
Dienst: het periodiek maken, bewaren en op verzoek herstellen van back-ups van de Microsoft 365-omgeving van de klant (Exchange Online, OneDrive, SharePoint en Power Automate), inclusief het klantportaal.
Abonnement: het gekozen pakket (Essential, Compliance of Enterprise) met het bijbehorende aantal gebruikers, de dekking en de bewaartermijn.
Gebruiker: een Microsoft 365-account van de klant dat door de dienst wordt beschermd.
Back-updata: de kopieën van gegevens uit de Microsoft 365-omgeving van de klant die de dienst bewaart.
Verwerkersovereenkomst: de afspraken over de verwerking van persoonsgegevens in de back-updata, zie artikel 8.

2. Overeenkomst

Hoe komt een overeenkomst tot stand?

Een overeenkomst komt tot stand zodra de klant een voorstel of offerte schriftelijk bevestigt, per e-mail of via een ondertekend document, of zodra wij een aanmelding via het klantportaal hebben geaccepteerd. De prijzen en pakketten op onze website zijn een indicatie; het voorstel is bepalend. Voor de dienst geldt een minimumafname van 10 gebruikers of € 39,50 per maand.

Wij mogen een aanvraag weigeren, bijvoorbeeld als de Microsoft 365-omgeving technisch niet geschikt is of als er twijfel bestaat over de kredietwaardigheid van de klant.

3. Looptijd

Looptijd, verlenging en opzegging

Een abonnement heeft een looptijd van 12 maanden, te rekenen vanaf de ingangsdatum in het voorstel.
Na afloop wordt het abonnement telkens stilzwijgend met 12 maanden verlengd, tenzij een van beide partijen uiterlijk één maand voor het einde van de lopende periode schriftelijk opzegt.
Het aantal gebruikers kan tussentijds worden uitgebreid; de extra gebruikers worden naar rato van de resterende looptijd gefactureerd. Verlaging van het aantal gebruikers gaat in bij de eerstvolgende verlenging.
Bij het einde van de overeenkomst geldt voor de back-updata de regeling in artikel 8.

4. Tarieven

Tarieven en betaling

Tarieven gelden per gebruiker per maand en zijn exclusief btw. Het abonnement wordt jaarlijks vooruit gefactureerd, tenzij anders overeengekomen.
Elk pakket bevat een hoeveelheid opslag per gebruiker (Essential 50 GB, Compliance 100 GB, Enterprise volgens het voorstel), gedeeld binnen de organisatie. Wij meten de opgeslagen back-updata na compressie en ontdubbeling. Verbruik boven de inbegrepen opslag wordt per maand gemeten en achteraf gefactureerd per blok van 100 GB, tegen het geldende tarief (bij publicatie van deze voorwaarden € 10 per 100 GB per maand). Wij informeren de klant zodra het verbruik 80% van de inbegrepen opslag bereikt.
De betalingstermijn is 14 dagen na factuurdatum.
Blijft betaling na een herinnering uit, dan mogen wij de dienst opschorten totdat is betaald. Wij kondigen een opschorting altijd vooraf aan. Tijdens een opschorting worden geen nieuwe back-ups gemaakt; bestaande back-updata blijft bewaard volgens artikel 8.
Wij mogen onze tarieven jaarlijks aanpassen. Een aanpassing kondigen wij minimaal één maand voor de verlengingsdatum aan en gaat in bij de eerstvolgende verlenging. Gaat het om een verhoging van meer dan 10%, dan mag de klant het abonnement tegen de verlengingsdatum opzeggen.

5. De dienst

Wat mag u van DataVault365 verwachten?

Wij maken automatisch en periodiek back-ups van de onderdelen die onder het gekozen abonnement vallen. Voor Essential en Compliance is dat een dagelijkse back-up.
Back-updata wordt bewaard gedurende de bewaartermijn van het gekozen abonnement, tot maximaal zeven jaar, en op servers binnen Europa opgeslagen.
Via het klantportaal kan de klant beschikbare herstelpunten doorzoeken en herstelacties starten. Herstelacties worden gelogd.
Back-updata wordt versleuteld overgedragen en versleuteld opgeslagen. Toegang tot systemen is beperkt tot bevoegde rollen; beheerders loggen in met hun Microsoft-account met multifactorauthenticatie.
Wij bieden ondersteuning per e-mail op werkdagen. Bij het abonnement Compliance en Enterprise wordt ondersteuning met prioriteit behandeld.
Bij Enterprise gelden de aanvullende afspraken uit het voorstel, bijvoorbeeld over retentie, implementatie en rapportage.

De dienst is een inspanningsverplichting. Wij richten onze systemen zorgvuldig in, maar kunnen niet garanderen dat iedere back-uprun altijd volledig slaagt, bijvoorbeeld door beperkingen of storingen bij Microsoft. Mislukte runs worden opnieuw uitgevoerd en zijn zichtbaar in het klantportaal.

6. Uw verantwoordelijkheden

Wat verwachten wij van de klant?

De klant verleent de dienst toegang tot zijn Microsoft 365-omgeving via de officiële koppelingen van Microsoft en houdt die toegang en de benodigde rechten in stand. Zonder geldige toegang kunnen geen back-ups worden gemaakt.
De klant bepaalt zelf welke gebruikers en onderdelen worden beschermd en controleert die inrichting regelmatig, bijvoorbeeld bij nieuwe medewerkers.
Beheerders van de klant loggen in het klantportaal in met hun Microsoft-account met multifactorauthenticatie. De klant gaat zorgvuldig om met die accounts, beperkt toegang tot bevoegde medewerkers en meldt misbruik direct.
De klant is verantwoordelijk voor de inhoud en rechtmatigheid van de gegevens die worden geback-upt en voor het informeren van betrokkenen waar dat nodig is.
De klant controleert het resultaat van herstelacties en meldt afwijkingen zo snel mogelijk.
De dienst mag niet worden gebruikt voor onrechtmatige doeleinden of voor gegevens waarvoor de klant geen rechten heeft.

7. Beschikbaarheid

Beschikbaarheid en onderhoud

Wij streven naar een hoge beschikbaarheid van het klantportaal en de back-upsystemen. Gepland onderhoud voeren wij zoveel mogelijk buiten kantooruren uit en kondigen wij vooraf aan. Storingen lossen wij zo snel als redelijkerwijs mogelijk op.

De dienst is afhankelijk van de diensten en koppelingen van Microsoft. Storingen, wijzigingen of beperkingen aan de kant van Microsoft, en storingen bij internet- of hostingleveranciers, vallen buiten onze invloed. Wij bewaken deze afhankelijkheden in redelijkheid en informeren de klant bij langdurige verstoringen.

8. Gegevens

Back-updata, privacy en beëindiging

De klant is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens in de back-updata; wij zijn verwerker. Op de verwerking is de verwerkersovereenkomst van DataVault365 van toepassing; die maakt deel uit van de overeenkomst. Op verzoek stellen wij een ondertekend exemplaar op.
Wij verwerken back-updata uitsluitend om de dienst te leveren. Wij kijken niet inhoudelijk in back-ups en delen ze niet met derden, behalve als de wet ons daartoe verplicht.
Back-updata staat op servers in Duitsland en is versleuteld opgeslagen met een sleutel die de klant zelf in zijn Microsoft Azure-omgeving beheert. Onze omgang met persoonsgegevens staat in de privacyverklaring.
Na het einde van de overeenkomst blijft de back-updata 30 dagen beschikbaar, zodat de klant nog gegevens kan herstellen of exporteren. Daarna verwijderen wij de back-updata definitief. Op verzoek verwijderen wij eerder.
Bij een datalek dat de back-updata raakt, informeren wij de klant zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking.

9. Vertrouwelijkheid

Vertrouwelijkheid

Informatie die partijen in het kader van de overeenkomst met elkaar delen, wordt vertrouwelijk behandeld en niet zonder toestemming aan derden verstrekt. Dit geldt in het bijzonder voor de back-updata, de inrichting van de Microsoft 365-omgeving van de klant en de tarieven. Deze verplichting blijft na het einde van de overeenkomst bestaan.

10. Aansprakelijkheid

Aansprakelijkheid

Onze aansprakelijkheid voor schade uit de overeenkomst is per gebeurtenis, waarbij samenhangende gebeurtenissen als één gebeurtenis gelden, beperkt tot het bedrag dat de klant in de twaalf maanden voorafgaand aan de gebeurtenis voor de dienst heeft betaald.
Aansprakelijkheid voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie is uitgesloten.
Wij zijn niet aansprakelijk voor schade die ontstaat doordat de klant de toegang tot Microsoft 365 heeft ingetrokken of onjuist heeft ingericht, doordat gegevens al vóór de eerste back-up verloren waren, of door storingen en beperkingen bij Microsoft of andere leveranciers buiten onze invloed.
De beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van onze kant.
Een aanspraak vervalt als de klant die niet binnen twaalf maanden na ontdekking schriftelijk bij ons heeft gemeld.

11. Opschorting en beëindiging

Opschorting en beëindiging

Wij mogen de dienst opschorten of de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen als de klant na een schriftelijke waarschuwing zijn verplichtingen niet nakomt, de dienst misbruikt, of in staat van faillissement of surseance van betaling verkeert. Beide partijen mogen de overeenkomst beëindigen als de andere partij een wezenlijke verplichting ook na een redelijke hersteltermijn niet nakomt. Al gefactureerde bedragen blijven verschuldigd.

12. Wijzigingen

Wijzigingen van de dienst en van deze voorwaarden

Wij ontwikkelen de dienst door en mogen functies toevoegen, wijzigen of vervangen, zolang de kern van de dienst (het maken, bewaren en herstellen van back-ups) behouden blijft. Wij mogen deze voorwaarden wijzigen. Ingrijpende wijzigingen kondigen wij minimaal één maand vooraf aan per e-mail of via het klantportaal. Is een wijziging nadelig voor de klant, dan mag de klant de overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

13. Toepasselijk recht

Toepasselijk recht en geschillen

Op de overeenkomst en deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen lossen partijen bij voorkeur in onderling overleg op. Komen zij er niet uit, dan wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement van de vestigingsplaats van Altena Digital.

Andere documenten

Vragen over deze voorwaarden? Mail naar info@datavault365.com.