Privacy

Privacyverklaring

DataVault365 gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. Deze verklaring legt in gewone taal uit welke gegevens wij verwerken via deze website en bij het leveren van onze back-updienst, met welk doel, op welke grondslag en hoe lang.

Laatst bijgewerkt: 5 september 2026

1. Verantwoordelijke

Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

DataVault365 is een dienst van Altena Software Development & IT Management, hierna “wij”. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van bezoekers van deze website en van onze klanten en relaties. Voor de inhoud van de back-ups die wij in opdracht van klanten maken, zijn wij verwerker. Daarover leest u meer in hoofdstuk 4.

Handelsnaam: DataVault365
Onderneming: Altena Software Development & IT Management
KvK: 98829106
Btw-nummer: NL005358968B89
E-mail: info@datavault365.com
Website: https://datavault365.com

2. Websitebezoek

Wat gebeurt er als u deze website bezoekt?

Serverlogboeken

Bij elk bezoek registreert onze webserver technische gegevens: uw IP-adres, datum en tijd, de opgevraagde pagina, het browsertype en de verwijzende pagina. Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend om de website veilig en werkend te houden en om storingen en misbruik op te sporen. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij een veilige website. Logboeken worden dagelijks geroteerd en na uiterlijk 30 dagen automatisch verwijderd.

Geen statistieken, geen trackers

Op deze website gebruiken wij geen analytische cookies, geen advertentiecookies en geen trackingpixels van derden. Wij bouwen geen profiel van u op en delen uw bezoekgegevens niet met advertentienetwerken. Lettertypen, scripts en afbeeldingen worden vanaf onze eigen server geladen; er worden geen bestanden van Google of andere derden opgehaald.

Cookies

Wij plaatsen alleen functionele cookies. Daarvoor is geen toestemming nodig.

pll_language onthoudt uw taalkeuze (Nederlands of Engels). Bewaartermijn: 1 jaar.
altena_contact_recall wordt alleen geplaatst als het contactformulier een invoerfout meldt, zodat uw ingevulde tekst bewaard blijft. Bewaartermijn: 10 minuten.
WordPress-cookies (wordpress_*, wp-settings-*) worden alleen geplaatst bij beheerders die inloggen op het beheer van de website. Bezoekers krijgen deze cookies niet.

U kunt cookies op elk moment verwijderen of blokkeren via de instellingen van uw browser.

Klantportaal

De knop “Klantlogin” verwijst naar het klantportaal op app.datavault365.com. Pas wanneer u daar inlogt, worden accountgegevens verwerkt (zie hoofdstuk 3). Het bezoeken van deze website plaatst geen cookies van het portaal.

3. Contact en klanten

Gegevens van relaties en klanten

Als u contact met ons opneemt

Als u ons e-mailt, belt of het contactformulier op deze website gebruikt, verwerken wij uw naam, e-mailadres, eventueel uw organisatie, telefoonnummer en het aantal Microsoft 365-gebruikers, en de inhoud van uw bericht. Wij gebruiken deze gegevens om uw vraag te beantwoorden en, als u dat wilt, een voorstel te doen. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij het beantwoorden van uw vraag, of het nemen van stappen voorafgaand aan een overeenkomst.

Bij het contactformulier leggen wij daarnaast uw IP-adres, browsertype en het tijdstip vast, uitsluitend om misbruik en spam tegen te gaan. Berichten uit het formulier worden per e-mail aan ons bezorgd en tijdelijk bewaard in de beveiligde beheeromgeving van deze website. Wij verwijderen ze daar automatisch na 12 maanden. Bij een offerte bewaren wij de gegevens tot uiterlijk 12 maanden na het laatste contact, tenzij u klant wordt.

Als u klant bent

Voor het leveren van DataVault365 verwerken wij:

Contactgegevens van uw organisatie en contactpersonen: naam, functie, zakelijk e-mailadres en telefoonnummer.
Contract-, facturatie- en betalingsgegevens.
Accountgegevens van het klantportaal: naam, e-mailadres, rol en inlogactiviteit. Inloggen gebeurt met uw Microsoft-account, met multifactorauthenticatie via Microsoft.
Gegevens die nodig zijn voor ondersteuning, zoals uw vragen en de uitgevoerde beheer- en herstelacties.

Wij gebruiken deze gegevens om de overeenkomst uit te voeren, te factureren, ondersteuning te bieden en de dienst te beveiligen. De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst en, voor de financiële administratie, onze wettelijke bewaarplicht. Klantgegevens bewaren wij gedurende de overeenkomst en tot 2 jaar daarna. Financiële gegevens bewaren wij 7 jaar op grond van de fiscale bewaarplicht.

Wij sturen geen nieuwsbrieven of marketingmails zonder uw aanvullende toestemming.

4. Back-updata

De back-ups van uw Microsoft 365-omgeving

Als klant geeft u DataVault365 toegang tot uw Microsoft 365-omgeving, via de officiële koppelingen van Microsoft en met de rechten die u zelf verleent. Daarmee maken wij back-ups van Exchange Online, OneDrive, SharePoint en Power Automate. Die back-ups bevatten persoonsgegevens van uw medewerkers en relaties, zoals e-mail, bestanden, sites en automatiseringen.

Voor deze gegevens bent u de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker. Dat betekent:

Wij verwerken de back-updata uitsluitend in uw opdracht en volgens de afspraken in de verwerkersovereenkomst.
Wij kijken niet inhoudelijk in uw back-ups, gebruiken ze niet voor eigen doeleinden en delen ze niet met derden.
De back-updata wordt opgeslagen op servers in Duitsland en is zowel bij overdracht als in rust versleuteld. De sleutel beheert u zelf in uw eigen Microsoft Azure-omgeving; zonder die sleutel is de data niet te ontcijferen.
Toegang is beperkt tot bevoegde medewerkers, alleen voor beheer en ondersteuning, en wordt gelogd.
U bepaalt de bewaartermijn binnen uw abonnement, tot maximaal zeven jaar. Na beëindiging van de dienst worden de back-ups verwijderd volgens de verwerkersovereenkomst.

Bent u medewerker of relatie van een klant en heeft u vragen over uw gegevens in een back-up? Neem dan contact op met de organisatie die de back-up laat maken. Wij helpen onze klanten bij het afhandelen van zulke verzoeken.

De volledige afspraken staan in de verwerkersovereenkomst van DataVault365.

5. Derden

Met wie delen wij gegevens?

Hosting. Deze website, het klantportaal en de back-upopslag draaien op servers van Strato AG in Duitsland. Strato treedt op als subverwerker onder een verwerkersovereenkomst.
Microsoft. Microsoft is de leverancier van uw Microsoft 365-omgeving en daarmee de bron van de back-ups. De koppeling verloopt via de officiële Microsoft-interfaces, met de toestemming die u als klant verleent.
Overheidsinstanties. Alleen als de wet ons daartoe verplicht.

Wij verkopen geen gegevens en delen ze niet voor marketingdoeleinden van derden. De back-updata en de gegevens van deze website dragen wij niet over naar landen buiten de Europese Economische Ruimte.

6. Beveiliging

Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Alle verbindingen met deze website en het klantportaal verlopen versleuteld (HTTPS).
Back-updata wordt versleuteld overgedragen, versleuteld opgeslagen met een eigen sleutel per klant, in losse blokken in plaats van één bestand, en los van uw primaire Microsoft 365-omgeving bewaard.
Toegang tot systemen en gegevens is beperkt tot bevoegde rollen. Beheerders loggen in met hun Microsoft-account met multifactorauthenticatie; beheer- en herstelacties worden gelogd.
Systemen worden actueel gehouden met beveiligingsupdates.

7. Uw rechten

Welke rechten heeft u?

Op grond van de AVG heeft u het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van uw gegevens en het recht om bezwaar te maken. Heeft u toestemming gegeven, dan kunt u die op elk moment intrekken.

Stuur uw verzoek naar info@datavault365.com. Wij reageren zo snel mogelijk en uiterlijk binnen een maand. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen uw identiteit aan te tonen.

Komen wij er samen niet uit, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Wijzigingen

Wijzigingen in deze verklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe functies of gewijzigde wetgeving. De actuele versie staat altijd op deze pagina; de datum bovenaan geeft de laatste wijziging aan. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij onze klanten.

Andere documenten

Vragen over privacy? Mail naar info@datavault365.com.